Como acompanhar o custo por serviço sem software empresarial
Um profissional de PMU que trabalhe sozinho consegue acompanhar o custo real de cada serviço numa folha de cálculo. Para cada sessão concluída, registe o montante efetivamente recebido e retido, os consumíveis diretos, o tempo de trabalho, os custos de pagamento, uma parcela consistente dos custos gerais e o custo previsto do acompanhamento ou de exceções. Guarde as faturas de compra, os relatórios dos processadores, os registos de marcação e os documentos de reembolso que sustentam os valores, para poder verificá-los e atualizá-los.
Uma folha simples serve para gerir o negócio. A contabilidade, os salários, os impostos, as licenças e o cumprimento das regras locais podem exigir aconselhamento próprio. Ainda assim, uma folha de cálculo pode servir de registo se mostrar claramente as receitas e despesas e tiver documentos de suporte. As orientações do IRS sobre conservação de registos indicam que as empresas podem usar um sistema adequado às suas operações e devem guardar os registos durante tempo suficiente para comprovar receitas ou deduções declaradas.
Crie uma linha por sessão concluída
Comece com uma linha por sessão concluída de sobrancelhas com efeito pó, lip blush, eyeliner, remoção, correção ou consulta paga. Uma folha simples é suficiente para começar. Cada linha deve ter informação suficiente para comparar serviços após um mês de marcações reais.
Use estas colunas:
| Grupo de colunas | O que registar |
|---|---|
| Sessão | Data, referência do cliente, serviço, tempo reservado e tempo efetivo |
| Receita | Preço de tabela, desconto, depósito aplicado, montante adicional recebido, reembolso ou ajuste |
| Custos de pagamento | Comissão do cartão, custo da ligação de pagamento e custos de contestação ou reembolso, quando aplicáveis |
| Consumíveis diretos | Cartucho ou lâmina, pigmento, anestésicos tópicos, descartáveis, EPI, materiais de higiene e cuidados posteriores |
| Tempo | Horas de trabalho, tempo de consulta, procedimento, limpeza e documentação |
| Custos gerais | Parcela dos custos mensais atribuída à sala ou a cada hora de tratamento reservada |
| Acompanhamento e exceções | Provisão para retoque incluído, repetição ou correção, e resultado de falta ou cancelamento tardio |
| Resultados | Receita líquida recebida, custo total do serviço, margem de contribuição e contribuição por hora reservada |
Para planeamento, a receita líquida recebida é o montante que fica no estúdio após descontos, reembolsos e custos de pagamento. O custo total inclui consumíveis diretos, tempo, custos gerais e provisão para acompanhamento. A contribuição é o que resta depois desses custos.
Assim, uma sessão de preço elevado não parece artificialmente vantajosa só porque o custo do pigmento e do cartucho é baixo.
Calcule os consumíveis pelo uso efetivo
Uma compra em quantidade não corresponde ao custo de um serviço. Converta-a num custo por unidade utilizável antes de a incluir nas linhas das sessões.
Para uma caixa de cartuchos, divida o custo de aquisição pelo número de cartuchos utilizáveis na caixa. Atribua depois à sessão o custo dos cartuchos efetivamente utilizados.
Para o pigmento, use uma estimativa realista de utilização. Divida o custo de compra pelo número de serviços que espera conseguir fazer com o frasco, tendo em conta desperdício, validade ou perdas do protocolo. Aplique o custo por serviço apenas aos que usam esse pigmento.
Para consumíveis partilhados, como EPI, barreiras, produtos de higiene, materiais de desenho ou cuidados posteriores, use:
- Um custo unitário por cliente, quando consegue contar a utilização, ou
- Um valor normalizado por serviço com base no protocolo documentado.
O controlo de consumíveis de PMU costuma incluir cartuchos ou lâminas, pigmentos, anestésicos tópicos e descartáveis. Registe o que realmente usa no estúdio, pois os procedimentos podem exigir materiais diferentes.
Anote os pressupostos junto à lista: data da compra, quantidade da embalagem, preço, unidades utilizáveis previstas e serviços que usam o artigo. Atualize-os ao repor stock, mudar o protocolo ou o fornecedor ou observar outro nível de desperdício.
Considere o seu tempo como custo
O tempo de trabalho continua a ter um custo quando trabalha por conta própria. Atribua a cada sessão um valor horário do seu tempo ou o custo de mão de obra paga para perceber se o serviço compensa o tempo que ocupa.
Inclua o tempo para além do contacto da agulha com a pele:
- Consulta e revisão do consentimento
- Desenho e preparação
- Procedimento
- Fotografia e documentação
- Limpeza e preparação da sala
- Explicação dos cuidados posteriores
- Comunicação de acompanhamento quando faz parte habitual do serviço
Para quem gere o próprio estúdio, este valor horário serve para avaliar a sustentabilidade do serviço. O tratamento salarial, a classificação profissional e o tratamento fiscal são questões separadas.
Distribua os custos gerais sem esconder as exceções
Os consumíveis diretos são fáceis de identificar. Os custos mensais passam mais facilmente despercebidos.
Crie um separador para custos gerais mensais, como renda, água e energia, seguros, ferramentas de marcação, limpeza, lavandaria e outras despesas recorrentes. Escolha uma base de repartição e use-a de forma consistente.
Num estúdio individual, as horas de tratamento reservadas ou uma estimativa realista de sessões concluídas costumam ser mais úteis do que dividir custos por todos os horários disponíveis. Uma sessão mais longa de sobrancelhas com efeito pó deve normalmente absorver mais custos da sala do que uma consulta breve, pois ocupa o espaço durante mais tempo.
Mantenha os custos invulgares visíveis, em linhas ou categorias separadas:
| Tipo de custo | Melhor forma de acompanhar |
|---|---|
| Tempo de consulta ou teste cutâneo | Registe como sessão própria ou atribua o custo do tempo ao serviço que o inclui |
| Retoque incluído sem custo adicional | Atribua uma provisão ao serviço original e registe separadamente os retoques efetivos |
| Repetição ou trabalho corretivo | Registe separadamente para evitar distorcer os custos de consumíveis do serviço habitual |
| Falta ou cancelamento tardio | Registe o que foi retido, reembolsado ou perdido |
| Reembolso ou contestação de pagamento | Registe na sessão afetada ou num registo de exceções |
| Planeamento da substituição de equipamento | Mantenha como categoria de custo operacional previsto em vez de o tratar como custo de pigmento |
Algumas plataformas oferecem funções para políticas de cancelamento e taxas por falta. O valor útil é o que o estúdio efetivamente recebeu ou perdeu. Ter uma política escrita não torna rentável uma sessão a que o cliente faltou.
Calcule uma provisão de acompanhamento com base no seu historial
Um retoque incluído tem custos mesmo que o cliente não pague à parte. Pode exigir tempo de sala e de trabalho, consumíveis, processamento de pagamentos e comunicação de acompanhamento.
Quando tiver sessões concluídas suficientes, reveja o padrão de acompanhamento desse serviço. Estime uma provisão pelo custo médio dos retoques incluídos e de outros acompanhamentos habituais. Aplique-a de forma consistente a novas sessões do mesmo serviço e reveja-a se o padrão mudar.
Correções, reembolsos, contestações e repetições invulgares devem continuar visíveis como exceções. São importantes para decidir, mas não devem ser tratados como custos normais de cartucho ou pigmento.
Use a folha numa revisão mensal
No fim de cada mês, compare pelo menos três serviços principais, por exemplo, sobrancelhas com efeito pó, lip blush e eyeliner, com base em:
- Receita líquida média recebida
- Custo médio dos consumíveis diretos
- Tempo médio de trabalho e de utilização da sala
- Custos gerais atribuídos
- Impacto do acompanhamento e das exceções
- Contribuição por hora reservada
A contribuição por hora reservada é especialmente útil ao comparar um serviço curto com outro mais caro mas mais longo. Um serviço pode gerar mais receita e contribuir menos quando se consideram o tempo, os custos gerais, os retoques e os custos de pagamento.
Use os resultados para rever uma decisão de cada vez. Por exemplo:
- Ajustar um preço
- Alterar a política de depósito ou cancelamento
- Rever o que está incluído no retoque
- Encurtar um processo que ultrapassa regularmente o tempo previsto
- Reduzir horários para um serviço de baixa contribuição
- Abrir mais horários para um serviço com maior contribuição por hora
Estes resultados são dados de planeamento específicos do estúdio. Não demonstram que um serviço seja rentável em todos os casos ou que outro profissional deva cobrar o mesmo.
Nos próximos 30 dias, registe todas as sessões concluídas em três serviços de PMU. Compare a contribuição por hora reservada e o peso do acompanhamento. Reveja depois um preço ou uma política com base nos dados. Ao atualizar os custos de consumíveis, use as páginas atuais de produto apenas para verificar a quantidade por embalagem, as especificações e o preço dos artigos que utiliza, como uma página de pigmento de PMU.
Aviso sobre riscos legais
Este artigo destina-se apenas a fins informativos gerais e não constitui aconselhamento jurídico, regulamentar, fiscal, de seguros, médico ou profissional de outra natureza. Os requisitos, direitos e obrigações variam por jurisdição e podem mudar. Antes de agir com base nestas informações, confirme as regras aplicáveis ao negócio junto da entidade reguladora competente e procure aconselhamento de um profissional local qualificado.
