Kosten pro Dienstleistung ohne Enterprise-Software verfolgen

Ein selbstständiger PMU-Künstler kann die tatsächlichen Kosten jeder Dienstleistung mit einer einzigen Tabelle nachverfolgen. Halten Sie für jeden abgeschlossenen Termin den tatsächlich einbehaltenen Betrag, direkte Verbrauchsmaterialien, die Arbeitszeit des Künstlers, Zahlungskosten, einen gleichbleibenden Anteil der Studio-Overheads sowie alle erwarteten Kosten für Nachbehandlungen oder Ausnahmen fest. Hinterlegen Sie den Einträgen Kaufrechnungen, Berichte von Zahlungsanbietern, Buchungsaufzeichnungen und Rückerstattungsdokumentationen, damit die Tabelle überprüft und aktualisiert werden kann.

Eine einfache Arbeitsmappe ist ein Management-Tool, kein Ersatz für Buchhaltung, Lohnabrechnung, Steuer-, Lizenz- oder lokale Compliance-Beratung. Dennoch kann eine Tabelle ein geeignetes Aufzeichnungssystem sein, wenn sie Einnahmen und Ausgaben klar darstellt und durch Belege gestützt wird. Die Aufzeichnungshinweise des IRS stellen fest, dass Unternehmen ein für ihre Abläufe geeignetes System verwenden können und Aufzeichnungen so lange aufbewahren sollten, dass sie die angegebenen Einnahmen oder Abzüge belegen können.

Erstellen Sie eine Zeile für jeden abgeschlossenen Termin

Beginnen Sie mit einer Zeile pro abgeschlossenen Termin für Powder-Brows, Lip-Blush, Eyeliner, Entfernung, Korrektur oder bezahlte Beratung. Starten Sie nicht mit einem komplizierten Dashboard. Ziel ist es, jede Zeile vollständig genug zu gestalten, damit Sie die Dienstleistungen nach einem Monat mit echten Buchungen vergleichen können.

Verwenden Sie diese Spalten:

Zu Planungszwecken sind die Netto-Einnahmen der Betrag, der nach Abzug von Rabatten, Rückerstattungen und Zahlungskosten von diesem abgeschlossenen Termin einbehalten wird. Die Gesamtkosten der Dienstleistung umfassen direkte Verbrauchsmaterialien, Zeit, Overheads und die Nachbehandlungsreserve. Der Beitrag ist das, was nach Abzug dieser Kosten übrig bleibt.

Diese Struktur verhindert, dass ein Termin mit hohem Preis einfach nur besser aussieht, weil die Summe aus Pigment und Kartusche niedrig erscheint.

Bewerten Sie Verbrauchsmaterialien nach tatsächlichem Verbrauch

Ein Großkauf ist nicht der Preis einer Dienstleistung. Rechnen Sie ihn in einen nutzbaren Stückpreis um, bevor Sie ihn in die Terminzellen eintragen.

Teilen Sie bei einer Kartuschenbox die nutzbaren Anschaffungskosten durch die Anzahl der nutzbaren Kartuschen in der Box. Weisen Sie dann die Kosten für die in der Behandlung verwendete Anzahl zu.

Verwenden Sie für Pigment eine praxisnahe Annahme des erwarteten Verbrauchs. Teilen Sie die Anschaffungskosten durch die Anzahl der Dienstleistungen, die Sie realistischerweise aus dieser Flasche abschließen können, unter Berücksichtigung Ihres üblichen Abfalls, des Verfalls oder verfahrensbedingter Verluste. Tragen Sie den daraus resultierenden Betrag pro Dienstleistung nur für Dienstleistungen ein, die dieses Pigment verwenden.

Für gemeinsam genutzte Verbrauchsmaterialien wie PSA, Barriereartikel, Desinfektionsmittel, Materialien für das Mapping oder Nachbehandlung verwenden Sie entweder:

• einen Stückpreis pro Kunde, wenn Sie den Verbrauch zählen können, oder
• einen standardisierten Betrag pro Dienstleistung basierend auf Ihrem dokumentierten Protokoll.

Die Nachverfolgung von PMU-Verbrauchsmaterialien umfasst häufig Kartuschen oder Blades, Pigment, Betäubungsprodukte und Einwegartikel. Ihre eigene Tabelle sollte widerspiegeln, was in Ihrem Studio tatsächlich verwendet wird, anstatt anzunehmen, dass jede Behandlung die gleichen Artikel verwendet.

Halten Sie die Annahmen neben Ihrer Verbrauchsmaterialliste fest: Kaufdatum, Packungsgröße, Kaufpreis, erwartete nutzbare Einheiten und die Dienstleistungen, die den Artikel verwenden. Aktualisieren Sie diese Annahmen, wenn Sie den Bestand auffüllen, das Protokoll ändern, den Lieferanten wechseln oder einen anderen Grad an Abfall feststellen.

Behandeln Sie Ihre Zeit als Kostenfaktor

Die Arbeitszeit des Künstlers sollte nicht verschwinden, nur weil Sie selbstständig sind. Fügen Sie jedem Termin einen stündlichen Wert für die Zeit des Inhabers oder die Kosten für bezahlte Arbeitskraft hinzu, damit Sie sehen können, ob eine Dienstleistung die Zeit, die sie beansprucht, trägt.

Berücksichtigen Sie mehr als nur die Zeit, in der die Nadel auf der Haut ist:

• Beratung und Durchsicht der Einverständniserklärung
• Mapping und Vorbereitung
• Behandlungszeit
• Fotografie und Dokumentation
• Reinigung und Wiederherstellung des Raums
• sofortige Besprechung der Nachbehandlung
• Folgekommunikation, wenn sie routinemäßig Teil der Dienstleistung ist

Für einen Inhaber ist dieser stündliche Betrag ein Planungswert zur Beurteilung der Nachhaltigkeit einer Dienstleistung. Er bestimmt nicht die Lohnabrechnung, die Einstufung von Mitarbeitern oder die steuerliche Behandlung.

Weisen Sie Overheads zu, ohne Ausnahmen zu verbergen

Direkte Verbrauchsmaterialien sind leicht zu erkennen. Monatliche Kosten sind leichter zu übersehen.

Erstellen Sie einen separaten Tab für monatliche Overheads für Kosten wie Miete, Nebenkosten, Versicherungen, Buchungstools, Reinigung, Wäsche und andere wiederkehrende Studio-Betriebskosten. Wählen Sie dann einen Zuteilungsfaktor und verwenden Sie ihn konsequent.

Für ein Solo-PMU-Studio sind gebuchte Behandlungsstunden oder die realistische Kapazität für abgeschlossene Termine in der Regel klarer als die bloße Aufteilung der Kosten auf jeden Kalendertag. Ein längerer Powder-Brows-Termin sollte im Allgemeinen mehr Raum-Overhead tragen als eine kurze Beratung, weil er den Behandlungsraum länger beansprucht.

Verteilen Sie nicht stillschweigend jede ungewöhnliche Kostenstelle auf Standardtermine. Halten Sie diese als separate Zeilen oder Dienstleistungskategorien sichtbar:

Einige Buchungsplattformen bieten Funktionen für Stornierungsrichtlinien und No-Show-Gebühren, aber die nützliche Zahl ist immer noch das, was Ihr Studio tatsächlich eingezogen oder verloren hat. Eine Richtlinie auf dem Papier macht einen verpassten Termin nicht profitabel.

Erstellen Sie eine Nachbehandlungsreserve aus Ihrer eigenen Historie

Eine inkludierte Nachbehandlung ist nicht kostenlos, nur weil der Kunde nicht separat dafür bezahlt. Sie kann Raumzeit, Arbeitszeit des Künstlers, Verbrauchsmaterialien, Zahlungsverarbeitung und Folgekommunikation erfordern.

Nachdem Sie genügend abgeschlossene Termine haben, überprüfen Sie das tatsächliche Nachbehandlungsmuster einer Dienstleistung. Schätzen Sie eine Reserve aus den durchschnittlichen Kosten inkludierter Nachbehandlungen und anderer normaler Nachbehandlungspflichten. Wenden Sie diese Reserve konsequent auf neue Termine derselben Dienstleistung an und passen Sie sie an, wenn sich das zugrunde liegende Dienstleistungsmuster ändert.

Korrekturarbeiten, Rückerstattungen, Rückbuchungen und ungewöhnliche Wiederholungen sollten als Ausnahmen sichtbar bleiben. Sie sind wichtig für die Entscheidungsfindung, sollten aber nicht als normale Kartuschen- oder Pigmentkosten getarnt werden.

Verwandeln Sie die Tabelle in eine monatliche Entscheidungsroutine

Vergleichen Sie am Ende jedes Monats mindestens drei Kern-Dienstleistungen---zum Beispiel Powder-Brows, Lip-Blush und Eyeliner---unter Verwendung von:

• durchschnittlichen Netto-Einnahmen
• durchschnittlichen direkten Verbrauchsmaterialkosten
• durchschnittlicher Arbeitszeit des Künstlers und Raumzeit
• zugewiesene Overheads
• Nachbehandlungs- und Ausnahmelast
• Beitrag pro gebuchter Stunde

Der Beitrag pro gebuchter Stunde ist besonders nützlich beim Vergleich einer kürzeren Dienstleistung mit einer höher bepreisten, aber längeren Behandlung. Eine Dienstleistung kann mehr Einnahmen erzielen und dabei nach Abzug von Zeit, Overheads, Nachbehandlungen und Zahlungskosten weniger zum Beitrag beitragen.

Verwenden Sie die Ergebnisse, um eine Entscheidung zu überprüfen, nicht um Ihr gesamtes Unternehmen auf einmal neu aufzubauen. Die Entscheidung könnte beinhalten:

• einen Preis anzupassen
• die Anzahlung oder Stornierungsrichtlinie zu ändern
• zu überarbeiten, was eine inkludierte Nachbehandlung abdeckt
• einen Arbeitsablauf zu verkürzen, der konsequent überzieht
• die Verfügbarkeit für eine Dienstleistung mit niedrigem Beitrag zu reduzieren
• einer Dienstleistung mit stärkerem Beitrag pro Stunde mehr Buchungszeit zu geben

Diese Ergebnisse sind spezifische Planungshinweise für Ihr Studio, kein Beweis dafür, dass eine Dienstleistung universell profitabel ist oder dass ein anderer Künstler denselben Preis verlangen sollte.

Verfolgen Sie in den nächsten 30 Tagen jeden abgeschlossenen Termin über drei PMU-Dienstleistungen hinweg. Vergleichen Sie den Beitrag pro gebuchter Stunde und die Nachbehandlungsbelastung und führen Sie dann eine evidenzbasierte Preis- oder Richtlinienüberprüfung durch. Verwenden Sie bei der Aktualisierung der Verbrauchsmaterial-Eingaben nur aktuelle Produktseiten, um die Packungsgröße, Spezifikationen und den Kaufpreis der Verbrauchsmaterialien zu überprüfen, die Sie tatsächlich verwenden, wie z. B. eine PMU-Pigmentproduktseite.

Haftungsausschluss für rechtliche Risiken

Dieser Artikel dient ausschließlich allgemeinen Informationszwecken und stellt keine Rechts-, Regulierungs-, Steuer-, Versicherungs-, medizinische oder sonstige professionelle Beratung dar. Anforderungen, Rechte und Pflichten variieren je nach Rechtsordnung und können sich ändern. Bevor Sie auf Grundlage dieser Informationen handeln, bestätigen Sie die für Ihr Unternehmen geltenden Regeln bei der zuständigen Aufsichtsbehörde und holen Sie Rat bei einem qualifizierten lokalen Fachmann ein.