Documentare le controindicazioni in modo che tutti firmino la stessa storia

Utilizza un pacchetto pre-procedura controllato dalla versione che collega cinque record distinti: le divulgazioni del cliente, le osservazioni dell'artista, la decisione di procedere/rinviare/rifiutare dello studio, il riconoscimento di tale decisione da parte del cliente e il record di assistenza postoperatoria specifico della procedura. Ricontrolla il pacchetto il giorno dell'appuntamento, documenta qualsiasi risposta modificata senza sovrascrivere l'originale e mantieni l'autorizzazione di marketing facoltativa separata dalla documentazione del trattamento.

L’obiettivo non è creare un cumulo di deroghe. Si tratta di creare un resoconto accurato e cronologico di ciò che è stato divulgato, di ciò che è stato rivisto, della decisione presa dallo studio e di ciò che il cliente ha ricevuto.

Costruisci un record decisionale, non una pila di moduli in conflitto

Una consultazione della PMU può diventare difficile da ricostruire quando le domande sulla salute, le divulgazioni verbali, il consenso alla procedura, le cure post-operatorie e le note dell’artista vivono in luoghi separati. Un approccio migliore è un pacchetto con componenti chiaramente separati e un identificatore client, data e numero di versione condivisi.

Il tuo pacchetto può includere:

1. Modulo di informativa al cliente Registra le domande su salute, farmaci, cure, allergie e anamnesi cutanea richieste dalla politica del tuo studio e dai requisiti locali. Il cliente risponde con parole proprie laddove sono necessari chiarimenti.

2. Recensione dell'artista e note di osservazione Registra ciò che il cliente ha riferito e ciò che puoi osservare direttamente nel sito di trattamento previsto. Evita diagnosi, previsioni o conclusioni mediche.

3. Registro delle decisioni terapeutiche Utilizza un campo risultato chiaro:

   • Procedi
   • Procedere con una modifica documentata
   • Differire o riprogrammare
   • Servizio di rifiuto
   • Richiedere informazioni mediche fornite dal cliente o autorizzazione in base alla politica dello studio

• Includere il motivo in un linguaggio neutro e fattuale: "Il cliente ha segnalato un cambiamento rispetto alla consultazione", "Irritazione visibile osservata nel sito previsto" o "Il cliente ha rifiutato di completare l'elemento di assunzione richiesto".

4. Consenso alla procedura Questo dovrebbe riconoscere il servizio effettivo pianificato, non una descrizione generica del servizio che non corrisponde più all'appuntamento.

5. Registro delle cure post-terapia Allegare o identificare la documentazione scritta prevista per tale procedura. Un modello di controllo delle infezioni permanenti dei cosmetici della contea di Los Angeles, ad esempio, richiede che i clienti ricevano raccomandazioni scritte post-procedura e informazioni sulla cura; richiede inoltre che il suo piano di controllo delle infezioni venga mantenuto e aggiornato quando le procedure o la tecnologia cambiano. Vedi il Modello di piano di controllo delle infezioni della contea di Los Angeles per quell'esempio locale limitato.

Mantieni distinti i componenti anche se vengono consegnati tramite un unico modulo digitale. La rivelazione del cliente non equivale alla valutazione dell'artista e il consenso al trattamento non è la prova che una risposta precedente rimanga accurata.

Utilizzare un percorso decisionale non diagnostico

Una politica delle controindicazioni dovrebbe dare ad ogni artista le stesse scelte operative senza chiedere all’artista di esercitare la professione medica.

Quando un cliente segnala una condizione, un farmaco, un trattamento recente, una storia di allergie, un problema cutaneo o un altro fattore coperto dalla tua polizza, il compito dell'artista è documentare la segnalazione, applicare il percorso decisionale dello studio e rimanere nel suo ambito.

Una sequenza interna utile è:

1. Registra la divulgazione con sufficiente precisione per comprendere il problema.
2. Registra osservazioni visibili rilevanti senza nominare una diagnosi.
3. Applicare la politica dello studio e le regole locali applicabili.
4. Scegliere e documentare l'esito dell'appuntamento.
5. Ottenere il riconoscimento della decisione finale e del piano rivisto, se presente.

Ad esempio, non scrivere "Il cliente è autorizzato dal punto di vista medico" o "Le condizioni della pelle sono sicure per la PMU". Scrivi invece cosa è successo:

Il cliente ha segnalato un nuovo problema di salute dopo l'assunzione originale. L'artista ha rivisto la politica dello studio e ha rinviato la procedura. Non è stato effettuato alcun servizio. Il cliente ha ricevuto la decisione di riprogrammazione e ha preso atto del record aggiornato.

Se la vostra polizza consente a un cliente di fornire informazioni da un medico, documentate ciò che il cliente ha fornito, la data di ricezione e la decisione finale dello studio. Le informazioni fornite dal cliente non sostituiscono i limiti di ambito dello studio, i requisiti locali o l'autorità di rifiutare una procedura.

Apporta modifiche al giorno dell'appuntamento Crea un nuovo percorso firmato

Il giorno della revisione è il momento in cui un pacchetto consistente rimane unito o si rompe.

Chiedi al cliente di confermare se è cambiato qualcosa dopo la consultazione. Se una risposta cambia, non cancellare la risposta originale e non sostituire silenziosamente il modulo precedente. Conserva la risposta originale e aggiungi un emendamento datato.

Utilizza un blocco di emendamenti semplici

Una modifica pratica può includere:

• Data di assunzione originale
• Articolo o sezione modificata
• Dichiarazione aggiornata del cliente
• Nota effettiva dell'artista
• Decisione finale sul servizio
• Qualsiasi modifica alla procedura pianificata
• Iniziali o firma del cliente
• Iniziali o firma dell'artista
• Data e ora

Ad esempio:

Dopo l'assunzione originale, il cliente ha aggiornato la risposta all'elemento ____. L'artista ha esaminato l'informativa aggiornata. Decisione: rinviare il servizio. La risposta originale rimane parte del record. Nessuna procedura eseguita.

Se il servizio procede con un piano modificato, fare in modo che ogni documento interessato corrisponda al servizio finale. Aggiornare la descrizione del consenso, le note sulla procedura, la selezione post-terapia e tutte le informazioni di tracciabilità richieste. Nel modello della contea citata, la documentazione delle apparecchiature cosmetiche permanenti include il nome della macchina, il produttore e il numero del modello; le autorità locali potrebbero richiedere ulteriori registrazioni delle procedure.

Una risposta modificata non è automaticamente motivo per procedere o rifiutare. È un motivo per fermarsi, documentare e rendere visibile la decisione dello studio.

Consenso al trattamento separato dall'autorizzazione alla commercializzazione

Il consenso alla procedura riguarda la decisione terapeutica del cliente. Una liberatoria fotografica, un'autorizzazione come testimonial, un'autorizzazione per i social media o un'autorizzazione per un portfolio riguarda l'uso di marketing facoltativo. Non combinarli in modo da suggerire che un cliente debba approvare la pubblicazione per ricevere il servizio.

Utilizza una scelta separata di autorizzazione al marketing con opzioni in linguaggio semplice, come:

• Autorizzo l'uso delle immagini identificate.
• Consento l'uso solo di immagini ritagliate o non identificative.
• Non consento l'uso a fini di marketing.

Mantenere la scelta separata dall'assunzione di salute, dal consenso alla procedura e dal riconoscimento post-terapia. Se l'autorizzazione cambia in un secondo momento, registrare la modifica attraverso un processo di correzione datato anziché alterare il record firmato originale.

Archiviare il pacchetto come record aziendale sensibile

Le dichiarazioni sanitarie, l'identificazione, le fotografie, i moduli firmati e le note procedurali meritano una gestione controllata anche quando lo stato HIPAA dello studio non è stabilito.

L'HIPAA si applica agli enti coperti e ai soci in affari, non automaticamente a tutte le aziende che raccolgono informazioni relative alla salute. Un fornitore diventa un'entità coperta dall'HIPAA solo a condizioni specifiche che comportano la trasmissione elettronica per determinate transazioni standard; la sola raccolta delle informazioni sull’assunzione della PMU non determina la copertura. Rivedi il Guida alle entità coperte da HHS contro le effettive operazioni del tuo studio.

Imposta un processo di studio scritto per:

• Accesso basato sui ruoli ai record dei clienti
• Archiviazione sicura di moduli cartacei e digitali
• Controllo della versione per i documenti revisionati
• Una traccia di controllo visibile per correzioni e firme
• Separazione dei registri dei trattamenti dai permessi di marketing facoltativi
• Procedure per l'accesso del personale, le richieste di correzione e il recupero dei documenti
• Verifica dei requisiti di conservazione con l'autorità locale di body-art, norme di licenza, assicuratore e obblighi di privacy applicabili

Non utilizzare periodi di conservazione ristretti per il controllo delle infezioni in sostituzione delle regole di conservazione dei record del cliente. I requisiti di tenuta dei registri possono variare in base alla giurisdizione, alla categoria di licenza, ai termini dell'assicuratore, al tipo di record e al modello operativo.

Formare la squadra sullo stesso copione

Una forma forte non può correggere una risposta incoerente del personale. Ogni artista, receptionist e direttore di studio dovrebbe sapere cosa dire quando un cliente cambia una risposta, si rifiuta di firmare, richiede una modifica o arriva con informazioni che influiscono sul servizio pianificato.

Formare il personale all'uso di un linguaggio neutro:

• "Documenterò il tuo aggiornamento e farò rivedere all'artista il piano degli appuntamenti."
• "Abbiamo bisogno che il record finale corrisponda al servizio di oggi."
• "Non possiamo rimuovere la risposta originale, ma possiamo aggiungere la tua dichiarazione aggiornata."
• "L'autorizzazione alla commercializzazione è facoltativa e separata dalla documentazione della procedura."

Controlla il pacchetto ogni volta che il tuo studio modifica procedure, attrezzature, strumenti in formato digitale o regole di escalation. Il file finito dovrebbe essere letto come un documento di sicurezza condiviso, non come una pila di firme difensive. Ogni divulgazione, decisione dell'artista, riconoscimento, nota procedurale e registrazione post-terapia dovrebbe raccontare la stessa storia accurata.

Dichiarazione di non responsabilità legale

Questo articolo viene fornito esclusivamente a scopo informativo ed educativo generale e non costituisce consulenza legale, fiscale, assicurativa, normativa o professionale. I requisiti possono variare in base alla giurisdizione e cambiare nel tempo. Consulta un avvocato locale qualificato, un professionista assicurativo autorizzato, un contabile o un regolatore pertinente per un consiglio su misura per il tuo studio e le circostanze.