Monitoraggio dei costi per servizio senza software aziendale
Un artista solista della PMU può tenere traccia del costo reale di ciascun servizio con un foglio di calcolo. Per ogni appuntamento completato, registra il denaro effettivamente trattenuto, i materiali di consumo diretti, il tempo dell'artista, i costi di pagamento, una quota consistente delle spese generali dello studio e qualsiasi costo di follow-up o eccezione previsto. Conserva le fatture di acquisto, i rapporti del processore, i registri delle prenotazioni e la documentazione di rimborso dietro le voci in modo che il foglio possa essere controllato e aggiornato.
Un semplice foglio di lavoro è uno strumento di gestione, non un sostituto della consulenza in materia di contabilità, buste paga, imposte, licenze o conformità locale. Tuttavia, un foglio di calcolo può essere un sistema di tenuta dei registri appropriato quando mostra chiaramente entrate e uscite ed è supportato da documenti originali. Il Guida alla tenuta dei registri dell'IRS osserva che le imprese possono utilizzare un sistema adatto alle loro operazioni e dovrebbero conservare i registri per un periodo sufficientemente lungo da comprovare i redditi o le detrazioni dichiarati.
Costruisci una riga per ogni appuntamento completato
Inizia con una riga per ogni appuntamento completato per sopracciglia in polvere, fard per labbra, eyeliner, rimozione, correzione o consulenza a pagamento. Non iniziare con una dashboard complicata. L'obiettivo è rendere ogni riga sufficientemente completa da poter confrontare i servizi dopo un mese di prenotazioni reali.
Utilizza queste colonne:
| Gruppo di colonne | Cosa registrare |
|---|---|
| Appuntamento | Data, riferimento cliente, servizio, ora prenotata, ora completata |
| Entrate | Prezzo di listino, sconto, acconto applicato, importo aggiuntivo incassato, rimborso o aggiustamento |
| Costi di pagamento | Commissione per l'elaborazione della carta, commissione per il collegamento al pagamento, costo relativo allo storno o al rimborso, se applicabile |
| Forniture dirette | Cartuccia o lama, pigmento, prodotti anestetici, prodotti usa e getta, DPI, prodotti igienico-sanitari, assistenza post-vendita |
| Tempo | Ore dell'artista, tempo di consultazione, tempo di procedura, tempo di pulizia e documentazione |
| In testa | Camera assegnata o quota di ore di trattamento prenotate dei costi operativi mensili |
| Follow-up ed eccezioni | Inclusa riserva per ritocchi, riserva per rifacimento, riserva per lavori correttivi, risultato di mancata presentazione o cancellazione tardiva |
| Uscita | Ricavi netti raccolti, costo totale del servizio, contributo, contributo per ora prenotata |
Ai fini della pianificazione, i ricavi netti raccolti rappresentano l'importo trattenuto dall'appuntamento completato dopo sconti, rimborsi e costi di pagamento. Il costo totale del servizio comprende forniture dirette, tempo, spese generali e riserva di follow-up. Il contributo è ciò che rimane dopo tali costi.
Questa struttura impedisce che un appuntamento ad alto costo appaia più forte di quanto non sia semplicemente perché il totale di pigmenti e cartucce appare basso.
Prezzo delle forniture in base all'uso effettivo
Un acquisto in blocco non corrisponde al costo di un servizio. Convertirlo in un costo unitario utilizzabile prima di inserirlo nelle righe dell'appuntamento.
Per una scatola di cartucce, dividere il costo di acquisto utilizzabile per il numero di cartucce utilizzabili nella scatola. Assegnare poi il costo del numero utilizzato nella procedura.
Per il pigmento, utilizzare un presupposto pratico sull'uso previsto. Dividi il costo di acquisto per il numero di servizi che realisticamente prevedi di completare da quella bottiglia, tenendo conto dei normali sprechi, scadenza o perdite legate al protocollo. Inserisci l'importo per servizio risultante solo per i servizi che utilizzano quel pigmento.
Per i materiali di consumo condivisi, come DPI, materiali barriera, forniture igienico-sanitarie, articoli per la mappatura o assistenza post-vendita, utilizzare:
- un costo unitario per cliente quando puoi contare l'utilizzo, oppure
- un'indennità standard per servizio basata sul protocollo documentato.
Il monitoraggio delle forniture della PMU include comunemente cartucce o lame, pigmenti, prodotti anestetici e materiali usa e getta. Il tuo foglio dovrebbe riflettere ciò che viene effettivamente utilizzato nel tuo studio piuttosto che dare per scontato che ogni procedura utilizzi gli stessi elementi.
Mantieni i presupposti accanto all'elenco delle forniture: data di acquisto, dimensione della confezione, prezzo di acquisto, unità utilizzabili previste e servizi che utilizzano l'articolo. Aggiorna queste ipotesi quando rifornisci le scorte, cambi protocollo, cambi fornitore o noti un diverso livello di sprechi.
Considera il tuo tempo come un input di costo
Il tempo dell'artista non dovrebbe scomparire perché sei un lavoratore autonomo. Aggiungi un valore orario proprietario-tempo o un costo di manodopera retribuito a ciascun appuntamento in modo da poter vedere se un servizio supporta il tempo che occupa.
Includere più del tempo di applicazione dell'ago sulla pelle:
- consultazione e revisione del consenso
- mappatura e configurazione
- tempo della procedura
- fotografia e documentazione
- pulizia e ripristino della stanza
- discussione immediata post-terapia
- comunicazione di follow-up quando rientra abitualmente nel servizio
Per un proprietario, questa cifra oraria è un input di pianificazione per giudicare la sostenibilità del servizio. Non determina il trattamento salariale, la classificazione dei lavoratori o il trattamento fiscale.
Allocare le spese generali senza nascondere le eccezioni
Le forniture dirette sono facili da vedere. I costi mensili sono più facili da trascurare.
Crea una scheda mensile separata per costi quali affitto, utenze, assicurazione, strumenti di prenotazione, pulizia, lavanderia e altre spese operative ricorrenti dello studio. Quindi scegli un driver di allocazione e utilizzalo in modo coerente.
Per uno studio PMU solista, le ore di trattamento prenotate o la capacità realistica degli appuntamenti completati sono generalmente più chiari della semplice divisione dei costi per ogni apertura del calendario. Un appuntamento più lungo con la cipria dovrebbe generalmente comportare più spazio rispetto a una breve consultazione perché occupa lo spazio del trattamento più a lungo.
Non distribuire silenziosamente ogni costo insolito tra appuntamenti standard. Mantienili visibili come linee separate o categorie di servizi:
| Tipo di costo | Metodo di monitoraggio migliore |
|---|---|
| Tempo di consultazione o patch-test | Traccia come proprio appuntamento o allega il suo costo temporale alla politica di servizio che lo include |
| Ritocco gratuito | Aggiungi una riserva di ritocco prevista al servizio originale e monitora separatamente gli appuntamenti di ritocco effettivi |
| Rifare o correggere il lavoro | Registrare separatamente per non distorcere i costi di fornitura del servizio standard |
| Mancata presentazione o cancellazione tardiva | Registra ciò che è stato effettivamente trattenuto, rimborsato o perso |
| Rimborso o chargeback | Registrare l'appuntamento interessato o un registro delle eccezioni |
| Pianificazione della sostituzione delle apparecchiature | Mantienilo come una categoria di costi operativi pianificati anziché camuffarlo come costo del pigmento |
Alcune piattaforme di prenotazione offrono politiche di cancellazione e funzionalità di mancata presentazione, ma il numero utile è comunque quello che il tuo studio ha effettivamente raccolto o perso. Una politica sulla carta non rende redditizio un appuntamento mancato.
Costruisci una riserva di follow-up partendo dalla tua storia
Un ritocco incluso non è gratuito solo perché il cliente non paga separatamente. Potrebbe richiedere tempo in sala, tempo dell'artista, forniture, elaborazione dei pagamenti e comunicazioni di follow-up.
Dopo aver completato un numero sufficiente di appuntamenti, esamina l'effettivo modello di follow-up di un servizio. Stimare una riserva dal costo medio dei ritocchi inclusi e altri normali obblighi di follow-up. Applica quella riserva in modo coerente ai nuovi appuntamenti dello stesso servizio, quindi rivedila quando cambia il modello di servizio sottostante.
Il lavoro correttivo, i rimborsi, gli storni di addebito e le ripetizioni insolite dovrebbero rimanere visibili come eccezioni. Sono importanti per il processo decisionale, ma non devono essere mascherati da normali costi per cartucce o pigmenti.
Trasforma il foglio in una routine decisionale mensile
Alla fine di ogni mese, confronta almeno tre servizi principali, ad esempio sopracciglia in polvere, fard per labbra ed eyeliner, utilizzando:
- ricavi netti medi raccolti
- costo medio diretto di fornitura
- tempo medio dell'artista e della sala
- spese generali assegnate
- oneri di follow-up e di eccezione
- contributo per ora prenotata
Il contributo per ora prenotata è particolarmente utile quando si confronta un servizio più breve con una procedura più costosa ma più lunga. Un servizio può produrre più entrate contribuendo meno dopo che sono inclusi i costi generali, i ritocchi e i costi di pagamento.
Utilizza i risultati per rivedere una decisione, non per ricostruire l'intera attività in una volta. La decisione potrebbe comportare:
- adeguare un prezzo
- modifica della politica di deposito o cancellazione
- rivedere ciò che copre un ritocco incluso
- accorciando un flusso di lavoro che si protrae costantemente
- ridurre la disponibilità per un servizio a bassa contribuzione
- dare più spazio di prenotazione ad un servizio con maggiore contribuzione oraria
Questi risultati sono prove di pianificazione specifica dello studio, non una prova che un servizio sia universalmente redditizio o che un altro artista dovrebbe addebitare lo stesso prezzo.
Per i prossimi 30 giorni, monitora ogni appuntamento completato su tre servizi PMU. Confronta il contributo per ora prenotata e l'onere di follow-up, quindi effettua una revisione del prezzo o delle politiche basata sull'evidenza. Quando aggiorni gli input dei materiali di consumo, utilizza le pagine dei prodotti correnti solo per verificare le dimensioni della confezione, le specifiche e il prezzo di acquisto dei materiali di consumo effettivamente utilizzati, ad esempio un Elenco dei prodotti pigmentati PMU.
Dichiarazione di non responsabilità sui rischi legali
Questo articolo viene fornito solo a scopo informativo generale e non costituisce consulenza legale, normativa, fiscale, assicurativa, medica o di altro tipo. Requisiti, diritti e obblighi variano in base alla giurisdizione e possono cambiare. Prima di agire in base a queste informazioni, conferma le regole che si applicano alla tua attività con l'autorità di regolamentazione pertinente e ottieni consulenza da un professionista locale qualificato.
