Layout dell'area di attesa che supporta la privacy del consenso e della consultazione

Un’area di attesa della PMU dovrebbe funzionare come una zona di arrivo a bassa trasparenza, non come il luogo in cui i clienti discutono la storia sanitaria, l’idoneità del trattamento, le domande sul consenso, i prezzi dettagliati o questioni sensibili relative ai pagamenti. Utilizzare la reception per l'accoglienza, la conferma dell'appuntamento e il routing; spostare le conversazioni personali e la revisione dei documenti in uno spazio di consultazione privato. Quindi conferma il layout finale con le autorità locali in materia di body art, edilizia, vigili del fuoco e accessibilità prima dell'apertura o della ristrutturazione.

Separare il percorso del cliente in zone di privacy

Un piccolo studio non ha bisogno di un ampio atrio per favorire la privacy. È necessario un flusso deliberato dall’ingresso alla consultazione, al trattamento, al pagamento e all’uscita.

Pensa allo spazio in tre zone:

• Zona di arrivo del pubblico: Ingresso, punto accoglienza e piccola zona attesa.
• Zona operativa semi-privata: Superficie di lavoro della reception, strumenti di pianificazione e gestione dei record riservata al personale.
• Zona di consultazione privata: Una stanza o un'area chiusa per la revisione dell'assunzione, domande sul consenso, discussioni sul trattamento e qualsiasi conversazione che un cliente non vorrebbe ragionevolmente ascoltare da un altro visitatore.

Alla reception, mantieni lo scambio breve. Un semplice "Benvenuto, farò sapere all'artista che sei arrivato" rivela molto meno che chiedere a un cliente di spiegare la sua procedura, la sua storia medica, una precedente esperienza di PMU o un problema di pagamento a portata d'orecchio degli altri.

L'area di consultazione dovrebbe essere il luogo predefinito per:

• Discussioni sull'anamnesi o sulle controindicazioni
• Idoneità del trattamento e aspettative
• Revisione del consenso e domande dei clienti
• Revisione delle immagini prima e dopo quando identifica il cliente
• Prezzi dettagliati, depositi, correzioni o controversie
• Revisione documenti d'identità
• Conversazioni di pagamento sensibili

Questa distinzione migliora la qualità del consenso e della privacy. Un cliente è più in grado di porre domande, mettere in pausa o rifiutare un servizio quando non sta parlando alla reception davanti ad altri clienti.

Posizionare i mobili in modo da ridurre l'esposizione visiva e uditiva

Inizia stando all'ingresso, poi ad ogni sedia d'attesa. Da ogni posizione, chiedi: Cosa può vedere un visitatore? Cosa possono sentire?

Le scelte di layout utili includono:

• Posizionare i posti di attesa lontano dalla superficie di lavoro della reception anziché direttamente di fronte ad essa.
• Inclinare il banco della reception e il monitor lontano dall'ingresso e dai posti a sedere dei visitatori.
• Conserva i moduli compilati, i documenti d'identità, gli elenchi degli appuntamenti e i dispositivi di pagamento lontano dagli sportelli aperti.
• Evitare di posizionare le sedie d'attesa immediatamente accanto alla porta di consultazione.
• Crea un percorso chiaro dalla reception al punto di consultazione privato in modo che i clienti non debbano discutere i dettagli mentre si trovano nell'area di attesa.
• Utilizzare porte, divisori, scaffali o altre interruzioni della visuale per ridurre la visuale diretta nelle aree di lavoro del personale.

Una partizione può bloccare una vista, ma non risolve automaticamente l'overhearing. Allo stesso modo, una zona d’attesa più tranquilla non rende una scrivania aperta adatta per conversazioni riservate. Mobili, controllo del suono e flusso di lavoro del personale devono lavorare insieme.

Quando si pianificano i posti a sedere e la circolazione, includere l’accessibilità nella revisione iniziale del layout piuttosto che trattarla come una decisione finale sull’arredamento. Il Legge sugli americani con disabilità protegge le persone con disabilità dalla discriminazione in molti ambiti della vita pubblica. I vostri locali specifici potrebbero richiedere la revisione dell'accesso, della sistemazione degli animali di servizio, dell'uso dei dispositivi per la mobilità e di una comunicazione efficace; non dare per scontato che un layout sia conforme solo in base all'aspetto.

Rendere la reception un punto di instradamento e non uno sportello di consultazione

Per un artista solista, la sfida pratica è spesso gestire gli arrivi senza receptionist. La risposta è solitamente la disciplina del flusso di lavoro, non il tentativo di svolgere tutte le attività alla scrivania.

Prima dell'appuntamento

Invia in anticipo informazioni e moduli sugli appuntamenti di routine quando si adattano al tuo processo. Ciò può ridurre la quantità di tempo che un cliente dedica alla gestione delle pratiche burocratiche nell'area di attesa.

Tuttavia, i moduli anticipati non dovrebbero sostituire un'opportunità privata per rivedere il servizio, porre domande e discutere informazioni personali. Pianifica il tempo per quella conversazione prima dell'inizio del trattamento.

Al momento del check-in

Utilizzare un linguaggio neutro che confermi l'arrivo senza invitare alla divulgazione. Ad esempio:

• "Grazie per essere venuto. Per favore, siediti e sarò da te tra poco."
• "Ti porterò nell'area di consultazione tra un attimo."
• "Esamineremo insieme i tuoi documenti in privato prima di iniziare."

Tieni le schermate degli appuntamenti lontane dai visitatori. Non lasciare appunti, moduli di consenso firmati, copie di documenti d'identità o note del cliente sulla superficie della reception mentre ti allontani.

Nello spazio di consultazione privata

Esamina qui le risposte all'assunzione, il consenso, le aspettative sulla procedura e le domande. Il cliente dovrebbe avere sufficiente privacy per sollevare dubbi senza che un altro cliente lo ascolti dalla sala d'attesa.

Per le entità soggette alla normativa sulla privacy HIPAA, le cartelle cliniche e altre informazioni sanitarie identificabili individualmente richiedono adeguate garanzie sulla privacy ai sensi della Guida alle norme sulla privacy HIPAA. Ciò non crea una specifica universale per il layout di ricezione della PMU, ma rafforza il valore della separazione delle informazioni sensibili dalle attività di arrivo del pubblico.

Gestisci carta, schermate e pagamenti con lo stesso standard di privacy

Sia i sistemi cartacei che quelli digitali possono esporre le informazioni del cliente quando il flusso di lavoro è negligente.

Per i documenti cartacei:

• Tira fuori solo i documenti necessari per il cliente attuale.
• Esamina i moduli nello spazio di consultazione piuttosto che presso uno sportello pubblico.
• Restituire tempestivamente i documenti completati al luogo di archiviazione sicuro designato.
• Evitare di utilizzare le superfici di ricezione come archivio temporaneo di documenti.

Per i sistemi digitali:

• Posizionare gli schermi in modo che i client in attesa non possano leggerli.
• Chiudi i record del cliente prima di salutare il visitatore successivo.
• Evitare di discutere di informazioni visibili su un monitor mentre un altro cliente si trova nelle vicinanze.
• Tratta telefoni, tablet e schermi di prenotazione come parte del piano sulla privacy della reception.

Per i pagamenti, può avvenire una transazione rapida alla reception, ma le controversie, le domande sul finanziamento, le conversazioni dettagliate sui prezzi o le discussioni sul piano di trattamento di un cliente appartengono a un ambiente privato.

L'HIPAA non si applica automaticamente semplicemente perché uno studio raccoglie informazioni sull'assunzione relative alla salute. Le regole si applicano alle entità coperte e ai soci in affari, e lo status di uno studio dipende dal suo ruolo e dalle sue relazioni effettive, come spiegato in Guida HHS sugli enti coperti dall'HIPAA. Indipendentemente da tale status, un flusso di lavoro professionale della PMU dovrebbe evitare la divulgazione pubblica non necessaria.

Utilizzare miglioramenti a basso costo prima di considerare la ristrutturazione

Molte lacune nella privacy possono essere ridotte questa settimana senza modificare il contratto di locazione o ricostruire lo studio.

I requisiti locali variano. La Georgia, ad esempio, rende disponibile tra le sue liste di controllo la revisione del piano di Body Art Studio risorse dello studio di body-art. Ciò non stabilisce una configurazione universale delle stanze, ma è un utile promemoria per verificare con le autorità che governano il proprio studio prima di finalizzare i piani.

Controlla la visita di un cliente prima di impegnarti

Percorri un appuntamento completo come se fossi il cliente: arrivo, check-in, attesa, consultazione, consenso, trattamento, pagamento e partenza. Contrassegna ogni punto in cui un altro visitatore potrebbe vedere uno schermo, leggere un modulo, ascoltare una domanda o imparare più di quanto abbia bisogno di sapere.

Scegli prima la soluzione di maggiore impatto, spesso una routine di consulenza privata, un migliore posizionamento dei posti a sedere o un nuovo copione per l'accoglienza, quindi verifica l'accordo finale con le autorità locali responsabili del tuo studio. Per assistenza nel perfezionamento della parte rivolta al cliente di quel flusso di lavoro, rivedi come un truccatore permanente può comunicare con i clienti.

Dichiarazione di non responsabilità sui rischi legali

Questo articolo viene fornito solo a scopo informativo generale e non costituisce consulenza legale, normativa, fiscale, assicurativa, medica o di altro tipo. Requisiti, diritti e obblighi variano in base alla giurisdizione e possono cambiare. Prima di agire in base a queste informazioni, conferma le regole che si applicano alla tua attività con l'autorità di regolamentazione pertinente e ottieni consulenza da un professionista locale qualificato.