Как документировать противопоказания, чтобы все стороны подтвердили одну и ту же информацию

Используйте единый комплект документов с контролем версий. Свяжите пять отдельных записей: сведения клиента, наблюдения мастера, решение студии провести, перенести или отклонить процедуру, подтверждение клиента и рекомендации по уходу за конкретной процедурой. Перепроверьте документы в день записи, фиксируйте изменения без удаления первоначального ответа и храните добровольное согласие на рекламу отдельно.

Нужна точная хронология: что сообщил клиент, что проверил мастер, какое решение приняла студия и что получил клиент.

Ведите одну запись о решении

Если сведения о здоровье, устные сообщения, согласие, уход и заметки мастера хранятся раздельно, восстановить консультацию трудно. Объедините их в один комплект с отдельными разделами, общим кодом клиента, датой и номером версии.

В комплект можно включить:

1. Анкету клиента Записывайте сведения о здоровье, лекарствах, лечении, аллергиях и коже, предусмотренные правилами студии и местными требованиями. При уточнении клиент отвечает своими словами.

2. Записи об оценке и наблюдениях мастера Укажите, что сообщил клиент и что непосредственно видно в предполагаемой зоне. Избегайте диагнозов, прогнозов и медицинских выводов.

3. Запись о решении Укажите один из вариантов:

   • Провести процедуру
   • Провести процедуру с зафиксированным изменением
   • Отложить или перенести
   • Отказать в услуге
   • Запросить у клиента медицинские сведения или заключение по правилам студии

• Запишите причину нейтрально: «Клиент сообщил об изменении после консультации», «В предполагаемой зоне видно раздражение» или «Клиент отказался заполнить обязательный пункт анкеты».

4. Согласие на процедуру Укажите фактически запланированную услугу. Общее описание не подходит, если оно больше не соответствует приёму.

5. Запись о рекомендациях по уходу Приложите или укажите письменные рекомендации для конкретной процедуры. Например, шаблон инфекционного контроля округа Лос-Анджелес для перманентного макияжа предусматривает письменные рекомендации клиенту после процедуры. План инфекционного контроля нужно поддерживать и обновлять при изменении процедур или технологии. См. шаблон плана инфекционного контроля округа Лос-Анджелес как местный пример.

Разделяйте записи даже в одной цифровой форме. Сообщение клиента и оценка мастера — разные сведения. Согласие на процедуру не подтверждает, что прежний ответ по-прежнему верен.

Принимайте решения без постановки диагноза

Политика противопоказаний должна давать мастерам одинаковые рабочие варианты действий в пределах их компетенции.

Если клиент сообщает о заболевании, лекарстве, недавнем лечении, аллергии, состоянии кожи или другом факторе, предусмотренном правилами, мастер фиксирует сообщение и действует по установленному порядку.

Удобная последовательность:

1. Запишите сообщение достаточно точно, чтобы была понятна суть.
2. Зафиксируйте видимые признаки без постановки диагноза.
3. Примените правила студии и местные требования.
4. Выберите и запишите решение по приёму.
5. Получите подтверждение клиента и согласуйте новый план, если он изменился.

Избегайте фраз «Клиент допущен по медицинским показаниям» или «Состояние кожи безопасно для перманентного макияжа». Описывайте события:

Клиент сообщил о новой проблеме со здоровьем после первоначальной анкеты. Мастер сверился с правилами студии и перенёс процедуру. Услуга не оказана. Клиент получил уведомление о переносе и подтвердил обновлённую запись.

Если правила позволяют клиенту предоставить сведения врача, укажите, что получено, когда и какое решение приняла студия. Эти документы не отменяют пределы компетенции, местные требования и право отказаться от услуги.

Изменения в день визита оформляйте отдельной подписанной записью

Проверка в день визита показывает, можно ли восстановить ход принятия решения по документам.

Спросите, изменилось ли что-либо после консультации. Если ответ изменился, сохраните первоначальный и добавьте датированное дополнение.

Используйте короткую форму дополнения

В ней можно указать:

• Дату первоначальной анкеты
• Изменившийся пункт или раздел
• Обновлённое сообщение клиента
• Фактическую заметку мастера
• Окончательное решение по услуге
• Изменения запланированной процедуры
• Инициалы или подпись клиента
• Инициалы или подпись мастера
• Дату и время

Например:

После заполнения анкеты клиент обновил ответ на пункт ____. Мастер проверил новые сведения. Решение: перенести услугу. Исходный ответ сохранён. Процедура не проводилась.

Если услуга выполняется по изменённому плану, приведите документы в соответствие с итоговым вариантом. Обновите описание согласия, запись процедуры, рекомендации по уходу и обязательные сведения для прослеживаемости. В приведённом окружном шаблоне учитывают название машинки, производителя и номер модели. Местные органы могут требовать дополнительные записи.

Изменение ответа не определяет решение само по себе. Оно даёт основание остановиться, записать сведения и явно зафиксировать решение студии.

Разделяйте согласие на процедуру и разрешение на рекламу

Согласие на процедуру относится к решению клиента о самой услуге. Разрешение на фотографии, отзыв, публикацию в соцсетях или портфолио касается добровольного рекламного использования. Не объединяйте их так, будто публикация обязательна для получения услуги.

Предложите отдельный выбор простыми словами:

• Разрешаю использовать изображения, на которых меня можно узнать.
• Разрешаю использовать только обрезанные изображения или снимки без возможности установить мою личность.
• Не разрешаю использование в рекламе.

Храните выбор отдельно от анкеты, согласия на процедуру и подтверждения получения рекомендаций по уходу. Если разрешение меняется, добавьте датированное исправление и сохраните исходную подписанную запись.

Храните комплект как конфиденциальные деловые записи

Сведения о здоровье, документы, фотографии, подписанные формы и заметки о процедуре требуют ограниченного доступа, даже если статус студии по HIPAA ещё не определён.

HIPAA применяется к охватываемым организациям и их деловым партнёрам. Поставщик медицинских услуг подпадает под него при определённых условиях, связанных с электронной передачей сведений по установленным операциям. Один сбор анкет для перманентного макияжа не определяет применимость. Сопоставьте рекомендации HHS об охватываемых организациях с фактической деятельностью студии.

Установите письменный порядок:

• Доступа к клиентским записям по ролям
• Безопасного хранения бумажных и электронных форм
• Учёта версий документов
• Фиксации исправлений и подписей
• Раздельного хранения процедурных записей и необязательных рекламных разрешений
• Предоставления доступа, рассмотрения запросов на исправление и поиска записей
• Проверки сроков хранения у местного органа по боди-арту с учётом лицензии, страховки и конфиденциальности

Сроки хранения документов инфекционного контроля не заменяют правила для клиентских записей. Требования зависят от юрисдикции, категории лицензии, страховки, типа записи и организации работы.

Обучите команду единому порядку общения

Хорошая форма не исправит противоречивые ответы персонала. Мастера, администраторы и руководители должны знать, что сказать при изменении ответа, отказе подписывать, запросе на изменение услуги или появлении новых сведений.

Используйте нейтральные формулировки:

• «Я запишу обновление и передам мастеру для проверки плана».
• «Итоговая запись должна соответствовать сегодняшней услуге».
• «Исходный ответ останется в записи. Мы можем добавить ваше уточнение».
• «Разрешение на рекламу добровольное и оформляется отдельно».

Проверяйте комплект при изменении процедур, оборудования, цифровых форм или правил рассмотрения. Документы должны согласованно отражать сведения клиента, решение мастера, подтверждение, процедуру и уход.

Правовая оговорка

Статья предназначена для общего информирования и обучения и не является юридической, налоговой, страховой, регуляторной или иной профессиональной консультацией. Требования могут различаться по юрисдикции и меняться. За рекомендациями для вашей студии и обстоятельств обратитесь к квалифицированному местному юристу, лицензированному страховому специалисту, бухгалтеру или соответствующему регулятору.